深圳ISO9000认证在大型医院的推行取得了一定的成效。 深圳ISO9000认证过的深圳某医院来说,其对于医院的药库管理也有很大帮助。
2.1 深圳ISO9000认证中药库如何进行有效管理?
2.1.1 采购
由药库负责药品的采购工作,必须对其采购活动和采购资料进行控制,以确保所采购的药品符合规定,对选择的供货方,因其信誉和能力直接影响医院到医院为患者提供的服务,也是控制重点之一。
2.1.2 产品标识和可追溯性
应对在为患者提供服务时所产生的各类单据凭证,包括患者的标识及药品标识(如处方号、发票号、发票日期、药品批号等)要合理,在发生不合格服务时,可以凭此及时追溯。
2.1.3 过程控制 应确保在对患者提供服务时的每一环节都处于严密受控状态,包括对环境的负责,也包括操作、流程、人员的安排是否符合规定。
2.1.4 检验和试验(状态)
自制制剂的检验,国产、合资药品的药检证明、质量保证书,进口药品注册证及药监局指定的口岸检验所的药检报告。应标明药品是否检验,是否合格,并分类存放。
2.1.5 不合格品的控制、预防及纠正 不符合要求即为不合格品(服务)。对发生的不合格应查明原因,消除隐患,改进管理,注意预防为主。
2.1.6 物流的控制 包括药品的搬运、贮藏、包装、防护及交付等一系列物流流程。
2.1.7 质量记录的控制 负责证明服务是否符合规定的客观证据,对于认证文件中要求有记录的必须为之,并应对记录收集、编目、标识、归档、妥善保管。
2.1.8 培训 提高员工质量意识和专业技能,培训是实现质量体系有效运行的重要环节。
2.2 实施ISO9000认证的人员培训 药库作为全院实施ISO9000质量认证工作的重点环节
2.2.1 加强对ISO9000质量认证工作的一部分,也应完成相应质量认证文件的编写工作。工作应由参加过内审员培训的或在其带领下的人员负责完成,其后,并组织药库工作人员对ISO9000质量认证的精神主旨和原则进行学习,并讨论修改编写的认证文件。以此提高对ISO9000的认知程度,也可完善文件的不足。在正式医院的内审和外部认证之前,工作中都需对照着认证文件进行,查找认证文件的不足,也查找自身工作的不足。
2.2.2 解决对ISO9000的依赖思想: ISO9000提出的八项质量管理原则特别指出了领导作用和全员参与管理,而不
仅仅是某一部门或个人来实施的管理。它需要每个人自觉地进行质量管理,把各个工作环节组织联系起来,上下左右相互协调,提高效率,形成一个保证质量的工作体系。其中最高管理者的作用为重要,上行下效,发挥中层管理者的作用,中层管理者是“上轨”的关键,只有中层管理者高度重视、熟悉文件才能保证本部门“上轨”的目标;再通过全员培训,只有全员的参与从而使整体素质不断提高,服务质量日趋完美。
2.2.3 全面的质量记录:ISO9000中有一个精神就是“写的就要做,做的就要写”。其中第一句话是指按制度办事,第二句话就是指每项工作都应有相应的记录。ISO9000要求每件产品(服务)都具有可追溯性,所以要求必须有“记录”。它可以记录下每件工作、事件发生时相应的客观环境:包括工作项目、所引用倚赖的条例,发生的时间、地点、当事人、其他在场人员或证明人等等。一方面它能够在发生之后完善人对当时的回忆,避免责任不清;另一方面可以通过记录发现工作中的不足,提供改进的依据。由于现行工作中并未要求有记录,故记录的自觉性和记录本身的完整性还不够,这需要在以后的工作中加强指导和培训,使成为工作中的自觉行为,并按ISO9000的要求完成记录。
2.2.4 保证持久性的改进 :获证不是结束,相反,是工作的一个新的开始。在实际工作中,应深刻领会ISO9000质量认证的精神,树立起文件就是“法规”的意识,切实按照编制的质量认证文件办事,避免工作的主观性和随意性。由于文件又是具可操作性的。所以同时在工作中应注意文件对工作的适应性,时时进行修改,确保文件既能满足指导实际工作,又能对实际工作提出更高的期望。持久性的改进是维护质量体系的真谛,一方面在实际工作基础上编制质量认证文件时尽量提高质量要求,例如:在药库的管理工作中,“账物相符”是一个很重要的管理目标,经论证,通过加强质量管理是完全可以实现的,那么在编写质量认证文件时,就应以实现该目标来定制目的明确的、流程具体的规范及指导书,从源头做起,确保按照规范及指导书办事就能实现100%的“账物相符”;另一方面,将服务、过程和体系的持续改进作为组织内每位成员的目标,树立人人参与的意识,成为“每个人”的管理,养成既要一切按规章制度办事,“写了就要做”,又要不满足规章制度,提出更高管理层次的意见和建议的习惯,从而提高质量体系的有效性。
深圳ISO9000认证能够提高医院管理工作的效率和水平,作为医院一个重要的职能部门,药库也应贯彻ISO9000质量认证的精神,提高内在质量管理层次,为医院整体ISO9000的贯标工作及持续性的改进,增加行业竞争力做好基础工作。