ISO9000系列标准应用于中国高等宿舍管理,具有较强的指导性和实用性,这一标准的实施,能够促进高校宿舍质量管理规范化、标准化,能有效同国际接轨。
一、ISO9001质量保证体系在宿舍管理中的必要性
2008版ISO9001标准在标准构思和标准目的等方面出现了具有时代气息的变化,过程方法的概念、学生需求的考虑、持续改进的思想贯穿于整个标准,把组织的宿舍管理体系满足学生要求的能力和程度体现在标准的要求之中。 为了确保后勤服务质量不断提高,一方面要加强管理,通过检查、督促等方式,促进后勤不断强化管理意识,另一方面通过建立一系列的规范,使后勤服务向规范化发展有些学校已经在后勤管理中引进了ISO质量认证体系,这些对后勤服务的规范化起到了很大的促进作用。高校后勤宿舍管理体系是借鉴ISO9000宿舍管理体系的理念,针对高校后勤服务的要求和特点所建立的一系列后勤管理与服务规范及工作程序,其目的在于确保并促进高校后勤管理水平和服务质量不断提高。高校后勤宿舍管理体系建设不仅会成为后勤部门提高社会形象,实现持续发展的动力,而且可能成为一所学校乃至全国高校后勤工作的一个金字招牌,不断提升宿舍工作在全国范围内的影响力和示范性。
二、ISO9001标准在宿舍管理活动中的适用性
首先是管理职责,包括方针、目标、管理承诺、职责与权限、策划、学生需求、宿舍管理体系和管理评审等项内容;标准中使用的术语"产品"一词,有双重的含义。术语"产品"可意指有形的实物产品,也可意指"服务"。同时,标准明确规定对不适用的标准条款和要求可以进行删减。这意味着,组织在采用新标准的过程中,可根据其宿舍管理体系的需求和应用范围对标准条款和要求做出取舍,删减不适用的标准条款。以符合宿舍管理特点,但是无论组织是否对标准条款和要求进行取舍,采取的结果均应保证宿舍管理体系对标准的符合性。为了优化资源的配置和使用,减少过程浪费,必须对流程进行整合优化和重新设计,并加以规范化,完成整个业务流和工作流的构建,形成稳定的运行秩序,带来管理效率提升。为了实现预期的过程结果,并持续改进过程,必须制定一定的评价准则,通过测量和监控获得过程业绩和有效性结果,从而对过程运行进行有效控制,实现快速响应市场和高效运作。
其次是资源管理,包括人力资源、信息资源、设施设备和工作环境等项内容,采用该标准建立宿舍管理体系,其主要目的是展现组织有能力持续提供满足学生需求和相关法律、法规要求的管理和服务,能确保其通过有效运行宿舍管理体系增强学生的信任。质量管理体系中明确制定了质量方针和目标,强调对各部门以及每一个管理人员的职责权限的明确的划分、计划和协调,用这个标准要求规范管理和服务工作能够提升管理服务水平,提高工作人员的整体素质,增强参与市场竞争的能力。并通过运行中定期的管理评审,通过纠正和预防措施,通过不断的审核和监督,使后勤管理和运作不断向标准化科学化迈进。
第三是过程管理,包括学生需求转换、设计、采购、产品生产与服务提供等项内容;而标准条款和要求具有一定的可取舍性。采用标准的原则之一是符合标准的所有要求,这是标准化活动的一项基本特征。显而易见,如果组织的产品和产品实现过程在质量体系适用范围内,其宿舍管理体系应服务ISO9001:2008标准所有条款的要求。但由于组织功能、产品客观特征和标准应用范围的不同,在标准的采用过程中,无论组织是将其全部还是部分产品和产品实现过程置于宿舍管理体系的管理范围内,都可能发现存在标准条款不适用的情况。标准的内容可以发现,标准突出了过程识别、对影响因素的控制、持续改进而后体系运行有效性四方面的要求。以过程模式为基础的宿舍管理体系,首要的问题是有效识别宿舍管理体系所保护哪的过程。 值得一提的是,过程识别须考虑的内容有:宿舍管理体系的应用范围、组织的功能和目标、组织的结构和质量管理活动。需考虑的特点有:过程伴随着输入和输出存在;过程可由一项或多项实现同一目标、具有不同功能的活动组合构成。
过程的划分可粗可细,粗划分的过程包含着若干细小的过程。标准对过程划分的粗细没有提出特定的要求,但标准提出的对过程实施有效控制的要求,将使得到细致划分的过程更能反映过程划分的优越性。
由于过程内包含着若干影响产品或服务质量的因素,标准从不同的条款提出对过程中的影响因素实施管理和控制的要求。其中包括文件与记录的控制、方针与目标的管理、资源管理、职责与权限的管理、组织内部与外部的信息管理、产品形成过程与服务提供过程的管理、产品质量性能与要求的控制、产品质量影响因素的控制等。
第四是测量、分析与改进,包括信息测评、宿舍管理体系内审、产品监测和测量、过程监测和测量、不合格品控制、持续改进、纠正和预防措施等项内容。 标准条款的内容和要求使用了清晰的语言和术语,综合反映各类质量管理活动的特征,减少了对标准条款理解和适用的难度。并且有效解决宿舍管理体系的可操作性,标准要求的质量手册内容是宿舍管理体系的应用范围、被删减的标准要求和删减的理由、宿舍管理体系中使用或引用的程序文件以及描述宿舍管理体系所包含过程间的相互关系与作用的内容。宿舍管理体系文件的精简,使得组织可采用更灵活和有效的方式构造其宿舍管理体系,也使组织能以最少量的文件需求全面展示其对过程的有效策划、运行和控制,以及宿舍管理体系的有效性和持续改进的情况。纵览标准中提出的宿舍管理体系持续改进的要求涉及宿舍管理体系的各个方面。如在该条款中提到的质量方针与目标、内部宿舍管理体系审核和管理评审、产品实现过程中的质量控制和对产品质量影响因素的控制、学生的需求和相关法律法规的要求等。持续改进活动中的一个关键的环节,是对学生需求从现有的和期望的角度来考虑,这要求组织在ISO9001质量管理体系和高校宿舍管理质量管理活动中要有对未来需求进行预测的能力。宿舍管理体系持续改改进的目的,是在组织表明其有能力持续提供符合学生要求和相关法律、法规要求的产品的同时,保持宿舍管理体系的适时有效性。这也是2008版ISO9001标准强调的一个重要内容。一旦组织决定在其质量管理活动中采用2008版ISO9001标准建立宿舍管理体系,就须确保宿舍管理体系的适时有效性。
三、质量管理体系对宿舍管理的促进作用
ISO9001认证有利于开创高等宿舍质量管理新局面。宿舍管理ISO9001认证有利于规范我国高等教育质量评价和学校宿舍质量管理;以学生为关注焦点,组织依存于其学生,因此组织应理解学生当前和未来的需求,满足学生要求并争取超越学生期望,以实现学生宿舍管理由管理型向服务型转变的职能,做到以人为本,创建和谐社区的目的。
宿舍管理ISO9001认证有利于提高学校和宿舍工作者的社会责任意识和产品责任意识,全员参与是组织之本,只有他们01的充分参与,才能使他们的才干为组织获益。
宿舍管理ISO9001认证有利于强化高等学校质量保证意识;领导者确立本组织统一的宗旨和方向。为他们创造并保持使员001工能充分参与实现组织目标的内部环境。
宿舍管理ISO9001认证有利于提高高等学校的市场竞争意识;将相关的活动和资源作为过程进行管理,可以更高效地得到期望的结果。把管理的系统方法识别、理解和管理作为体系的相互关联的过程,有助于组织实现其目标的效率和有效性。
宿舍管理ISO9001认证有利于维护宿舍学生们的合法权益。组织总体业绩的持续改进应是组织的一个永恒的目标。组织与其供方是相互依存的,互利的关系可增强双方互相渗透,互相约束,互相监督的能力。
ISO9001认证可以全面提升组织的管理水准并与国际接轨;可以全方位提升组织的产品质量,并减少企业各种浪费,降低组织的生产成本,增强组织产品的市场竞争力;可以全方位提升组织内管理者及员工的质量意识与管理能力,进而提升管理的工作效率及团队凝聚力;通过ISO9001的认证,以全面提升管理在高校管理中的形象及影响,为后勤创造出更多的荣誉与发展机会;可以全面增加学生对社区的信任度及满意度。
