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ISO9001:2015认证“组织环境”需把握的几个要点

 

 
ISO9001:2015认证“组织环境”需把握的几个要点
 
一、切实把理解和掌握“组织环境”作为最高管理者贯彻标准的基本前提和重要职责所在
 
最高管理者对整个质量管理体系建立、实施和持续改进其有效性起关键作用。组织环境,是新版标准的一大
 
亮点,更对最高管理者提出了新的要求。审核“组织环境”,主要目的就在于审视和验证最高管理者对质量
 
管理体系基础性、前提性、全局性的策划设计、指挥控制工作做得是否扎实、是否充分、是否到位。为此,
 
在审核时应着重关注三个方面:
 
一是理解“组织环境”概念内涵是否透彻。对于组织的最高管理者来说,深刻认识理解“组织环境”概念意
 
义尤为重要。所谓组织环境,就是指组织建立和实现目标的方法有影响的内部和外部因素的组合。每个组织
 
都要在由各个要素有机联系、功能高度分化的环境系统中生存活动,且这一环境系统具有综合性、复杂性、
 
动态性和不确定性的特点。能否充分理解组织环境内涵及所处的内部和外部环境因素,是对最高管理者学习
 
掌握标准最基本的要求。如果对“组织环境”内涵不理解,对组织所处的环境因素说不清、道不明,表明最
 
高管理者对标准的学习理解不到位、掌控质量管理体系基础性、全局性工作的能力有待增强。
 
二是理解“组织环境”的重要作用是否透彻。组织环境是组织生存发展的基础和空间,决定着组织的社会定
 
位和行业角色。组织环境的内外部因素,直接制约和影响着组织战略方向、追求目的和使命愿景的确立,直
 
接制约和影响着组织质量方针、质量目标的建立与实现,直接制约和影响着组织质量管理体系的运行及预期
 
结果的达成。也就是说,组织环境因素作为最高管理者决策的最基本的不可或缺的重要输入,如果对其重要
 
地位和作用认识不充分、把握不到位,不仅不利于组织确立战略发展方向和质量方针目标,而且也会使组织
 
所建立的质量管理体系脱离实际,成为“无本之木”、“无基之谈”,其适宜性、有效性将大打折扣。作为
 
应对质量管理体系有效性承担责任的最高管理者,如果对“组织环境”的重要作用没有足够重视和理解,就
 
很难把建立质量管理体系的奠基性工作落到实处。
 
三是理解“组织环境”标准要求是否透彻。新版标准第四章节“组织环境”,提出了四个方面的要求,即
 
4.1“理解组织及其环境”、4.2“理解相关方的需求和期望”、4.3“确定质量管理体系的范围”、4.4“质
 
量管理体系及其过程”。这四个条款要求之间的逻辑关系应该是:4.1和4.2条款内容构成了组织的背景环境
 
和前提条件,其环境因素和相关方要求可给组织带来风险和机遇,是4.3确定质量管理体系范围和4.4设计质
 
量管理体系及其过程的输入和基础。组织要建立和保持一个完整的、适宜的、有效的质量管理体系,就必须
 
充分理解和准确把握组织及其环境和相关方的需求与期望。所以,标准要求组织既应确定与其目标和战略方
 
向相关并影响其实现质量管理体系预期结果的各种内部和外部因素,确定与质量管理体系有关的相关方及其
 
要求,又规定了应对这些相关信息进行监视和评审的要求。因此,在审核中需要弄清受审核方通过哪些渠道
 
、方式、手段和机制,对这些相关的各类信息进行监视、获取、分析和利用,对评审所提出的解决方案和对
 
策措施意见是否已经作为最高管理者决策的输入,是否在推动质量管理体系有效运行和持续改进上发挥了积
 
极的作用。
 
二、切实把理解和掌握“组织环境”作为应对风险和机遇、强化预防效应的立足点和切入点
 
新版标准强调质量管理体系的主要用途之一就是发挥预防功能、防止不利影响,确保期望结果。明确指出“
 
基于风险的思维是实现质量管理体系有效性的基础。”同时要求组织理解其运行环境,以确定风险作为策划
 
的基础,并将基于风险的思维应用于策划和实施质量管理体系的全过程。这也是新标准修订的突出特点。按
 
照标准6.1“应对风险和机遇的措施”的要求,组织在策划质量管理体系时,必须考虑到4.1所描述的内外部
 
环境因素和4.2所提及的相关方的要求,从而确定需要应对的风险和机遇。在审核时,要搞清楚受审核方能
 
否立足组织所处的现实环境,把直接影响和潜在影响分析透,重在识别风险和机遇,有针对性地制定防范和
 
解决的措施。
 
一是搞清楚外部环境因素。组织应通过报纸、广播、电视、网络、出版物以及相关会议、行业协会等渠道和
 
途径,动态地了解掌握组织环境相关的外部因素信息,包括政治的、经济的、社会的、法律的、科技的、竞
 
争的、市场的和文化的各类环境因素。主要关注“四大环境”:
(1)经济环境。包括宏观经济和微观经济两个层面。所谓宏观经济环境,就是指在国家和地区的水平上给
 
组织造成市场机会或环境威胁的社会力量。组织必须了解清楚国家社会制度状况,执政党和政府推行的方针
 
、政策以及相关的法律法规,知道准许或鼓励做那些事情,禁止做哪些事情,从而使组织活动符合社会利益
 
并受到某些方面的保护和支持;所谓微观经济环境,主要是指所在地区消费水平、消费需求及偏好、就业程
 
度等状况,从而明确企业发展的有利和不利条件,规划好企业目前及未来的市场规模。
(2)政治环境。这主要是指一个国家或地区在一定时期内的政治大背景。包括国家和地区的发展战略、路
 
线、方针等。比如,现阶段我们党和国家提出“四个全面”建设布局;优化产业结构,转变经济增长方式,
 
进行供给侧结构改革;以信息化带动工业化、以工业化促进信息化,实施科教兴国战略等,这一切都对生产
 
经营活动有着决定性的影响,对引导企业正确确定自己的经营方向、经营目标、经营战略和策略,必须予以
 
高度关注。
(3)技术环境。社会科技的进步,创新成果的转化应用,技术竞争的加剧,对于组织的经营活动及效率,
 
包括现有设施设备、工艺改进、人力资源结构和能力的提高、产品更新换代的加快等,其影响越来越大。
(4)自然环境。通常是指组织所处的地区的地理位置、自然资源等状况。自然环境因素的影响也不可小视
 
。我国地域辽阔,各地区自然条件和资源差异较大,沿海地区和内陆地区经济发展条件和水平有着很大不同
 
。受审核方对自然环境因素的分析,应做到趋利避害、发挥比较优势。
 
二是搞清楚内部环境因素。可从四个方面因素分析:
(1)社会定位和组织使命。这主要是指组织在社会中所处的地位、所起的作用、所承担的义务以及所扮演
 
的角色。组织使命体现着一个企业的根本目的和存在理由,是组织存续发展的价值和意义所在。由于社会分
 
工和企业资源等方面的差异和局限性,组织只能在特定的领域、以特定的方式表达和实现其使命。组织使命
 
既反映外界社会对组织的要求,也体现着组织创办者和领导者的追求和报负。最高管理者思考得越深,抱负
 
越远大,对组织发展空间的影响越有利。这也属于组织战略层面的应关注的问题。
(2)组织资源和管理机制。主要是指组织拥有的、可以直接控制和运用的各种要素。包括基础设施、过程
 
运行环境、管理体制制度和组织知识等,这些要素既是组织运行和发展所必需的,又是通过管理活动的配置
 
整合,能够起到增值的作用。受审核方领导层应对自已的家底实力做到心中有数,并与企业的发展相适应。
(3)人力资源和组织绩效。这应包括组织人员规模、能力结构和全员创造产值效益的情况。人力资源状况
 
更多的是体现在研发创新能力、生产制造能力、员工操作技能和领导者管理水平是否满足组织发展要求的程
 
度上。需要指出的是人力资源是企业的第一资源。培养人、用好人、发展人,永远是组织发展到主题。
(4)组织文化和价值观。组织文化也称企业文化,是一个组织尤其价值观、信念、仪式、符号、处事方式
 
等组成的、特有的文化形象。文化是企业的灵魂。组织文化对企业产生自然的影响力和强大的驱动力,可以
 
牵引人的思想、驱动人的行为、提升企业的品味和凝聚力。只有重视培育和传承企业文化,组织才有生命力
 
和发展活力。
 
三是搞清楚相关方的需求因素。识别相关方及其要求,是理解组织环境这一过程的组成部分。新版标准首次
 
明确提出理解相关方需求和期望的要求,并在过程方法应用中规定作为输入的内容。客观上讲,组织与相关
 
方“共生”,是永恒的自然生存法则。审核中应关注组织是否建立了判定相关方的准则,是否通过有效的监
 
视活动获取了相关方的需求,是否利用评审方式分析和利用了相关信息。一般来说,与组织质量管理体系有
 
关的相关方应包括顾客、供方、员工、股东等。顾客是组织关注的焦点,满足顾客要求、增强顾客满意是组
 
织的不懈追求;供方与组织是互利关系,供方提供的原材料、半成品、零部件及服务特别是外包过程,对组
 
织提供合格产品和服务具有直接影响,按约定满足供方的要求是组织处理与供方关系的重要原则和基础;员
 
工是组织的主体力量,理解和满足他们的合理合法要求,对于营造全员参与、争先创优、积极奉献的企业氛
 
围意义重大;股东作为投资者和资产所有者,理解其要求,征询和采纳他们对组织质量投入、质量管理、质
 
量决策的正确意见,其必要性重要性是不言而喻的。当然各相关方要求表达的形式是不同的、多样的,主要
 
是合同、协议、约定、信函建议、会议纪要等。总之,客观认识和充分理解相关方的要求,用可行的方式确
 
定并回应他们的表达和要求,协调好各相关方的利益关系,应是受审核方积极应对、妥善处理不可忽视的重
 
要环节。四是搞清楚组织自身的优势、劣势、机会和威胁。为什么新版标准强调理解组织环境和相关方要求
 
,其目的就是为了识别风险和机遇,采取预防控制,最大限度地降低不利影响,最大限度地利用出现的机遇
 
,确保质量管理体系运行的有效性。因此,审核“组织环境”时,就是要着重弄清受审核方通过监视、分析
 
、评审有关组织环境及相关方需求的信息,是否在组织所处的内外部环境大背景中确定了组织自身的竞争优
 
势、差距劣势、发展机会和现实威胁。具体来说,是否通过利用SWOT分析法,从外部环境中找出机会因素和
 
威胁因素;从内部环境中找出优势因素和弱点因素。“知己知彼,百战不殆”,审时度势,扬长避短,才能
 
胜算在握。对组织环境的分析把握,其目的就在于准确认清组织所面临的内外部环境的现状和趋势,认清挑
 
战和机遇,拿出应对和解决的办法,明确解决问题的思路和对策,切实在抓住机遇、发展优势、克服短板、
 
预防风险、战胜挑战上有所作为。
 
 
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